寫對正式的商用英文,巨匠美語評價分析職場應對超得體!

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JC/E-mail人人都會寫,但商業英文書信卻不是人人都懂得寫。巨匠美語評價商務常用英語類型中,指出商業英文書信,通常是公司寫給公司、客戶、顧客或合作夥伴信件,書信內容要以商業流程或商業交易等為主,寫法也應該要比一般朋友之間的書信正式才對,不過如果是已建立關係的呢?

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巨匠美語評價的眾多資訊中,可以看到許多了書信好與壞的狀況,一是商業英文寫的不得體,讓人覺得專業度不夠;二是已跟對方建立了關係,但寫的太過正式,又會產生距離感。如何寫出較得體的商業英文書信(Business Letter)有竅門,就讓巨匠美語告訴你!

 

一封英文書信內容將分為五大段說明 :

  • 主旨 Subject (Email時用)
  • 問候語Greetings
  • 內文 Content
  • 結尾 Closing
  • 結尾敬語與簽名Sign off and signature block

透過巨匠美語評價眾多資料分析,讓你知道如何依照場合撰寫英文書信。

 

  • 主旨 Subject (Email時用)

商務人士一天要看數十封的Email。所以主旨要清楚地表明信件的主題,不可空白,也不可以超過五個字。整理出範例如下:

  • Quotation報價
  • Sample樣品
  • Catalogue型錄
  • Order/purchase order訂單
  • Contract合約
  • Shipment船(運)
  • Damage損壞
  • Shortage數量短缺
  • Complaint抱怨
  • Agency代理權
  • Payment付款
  • Inquiry詢問
  • Making an appointment安排會議
  • Looking for Customers尋找客戶
  • Extending Business拓展業務
  • Trade Proposal商務計劃
  • Agreement on Conditions of Business交易條件協議
  • Trade Inquiry商務詢價
  • Selling/Buying Offer賣方/買方報價
  • Placing an Order下訂單
  • Follow-up進度查詢
  • Sales Contract 買賣契約
  • Claims and Adjustments索賠與調處
  • Establishment of Agency Ship建立代理關係

 

  • 問候語Greetings

一封Business letter的開頭就是問候語了,相當於中文信件的「XX你好」。寫在信件的最左上角。從問候語的用法,可以顯示出你和對方的關係。而問候語的後面,記得不是用冒號,而是用逗號喔。

  • Dear + 對方姓名,如「Dear John Doe,」

這是最常見且最正式的寫法

  • Dear + Mr./Ms. 對方的姓氏或姓名

若因你和對方的關係,需要用到稱謂時 (如中文的「王先生/小姐你好」時),就用這個。如只稱乎姓氏的Dear Mr. Lee (李先生你好) 或是 Dear Ms. Johnson (Johnson小姐你好),有時也會連名帶姓一起說,如Dear Mr. John Doe或是Dear Ms. Jane Doe。

  • Dear+稱謂

如果你只知道對方稱謂卻不知道他的名字,假使要去一家公司應徵某個職位,你要寫信給人事部門經理,卻不知道他的名字的狀況下使用。如Dear Hiring Manager 或是Dear HR

  • 若你不知道對方的姓名,或是寫陌生開發信時,可使用Dear Sir or Madam 做開頭。也聽說過有人從課本上學到To Whom It May Concern的用法,但建議少用,此為最差勁且過時的用法。不信的話你可以Google一下To Whom It May Concern old fashioned,相信會有很多答案出現。
  • 若你跟對方熟、或是信件沒像求職信、推薦函那麼正式的話,就請不要用Dear!請改用To,或是Hi甚至Hello都可以喔。如Hi, Katy或是 Hello John。

 

  • 內文 Content

問候語控一行後就是信件的內容了。通常不少人一天都要收發數十封Email。所以商業書信的開場白最好就要開門見山立即表明目的。巨匠美語評價整理出常用的一針見重點開場白的句子。

  • I am writing to inquire about…

我寫信是來詢問..,例如:I am writing to inquire about the possibility of joining your research group (我寫信是來詢問我是否有機會加入你們的研究團隊。)

  • I am writing with reference to . . .

我寫這封信是關於…,例如I’m writing with reference to the goods you ordered…(我寫這封信是關於你們訂購的商品…)

  • Could you please send me…

可以拜託請你寄給我….

  • I am writing to confirm…

我想要確認一下…

  • I would like to inform you that…

我們想要通知你…

  • 假如你今天寫信的目的是回復對方寄來的Email,開頭可以這樣寫:
  • Thank you for contacting+自己公司名稱

感謝你主動聯繫我們XX公司

  • Thank you for your prompt reply.

感謝你的回覆

  • Thank you for getting back to me.

感謝你的回覆

 

  • 結尾 Closing

在內文的最後一段,也需要像中文信件中的「期待您的回覆」來收場。巨匠美語評價出好的常用結語如下:

  1. We look forward to your early reply. 我們期待您早日回覆。
  2. We look forward to hearing from you soon. 期待早日得到您的回覆。
  3. Thank you for your time, and we are looking forward to hearing your reply as soon as possible. 感謝您的撥冗,我方期待盡快得到您的回覆。
  4. Your kind reply will be much appreciated. 您的善意回覆,我們將不勝感激。
  5. Please inform us your decision soon. 請盡快通知我們您的決定。
  6. You are always welcome to contact us. 歡迎您隨時與我方聯繫。
  7. Will you please reply us before this Wednesday? 能請您盡快在這禮拜三前回覆嗎?

 

  • 結尾敬語與簽名Sign off and signature block

再來就是信件的結尾,會有 sign off 和 signature block

sign off 要注意:只有第一個字需要大寫!巨匠美語評價提供一些最常看到的 sign off:

  1. 正式的寫法有(若只和對方有商務往來關係,幾乎沒有交情時用)
  • Sincerely,
  • Sincerely your,
  • Yours sincerely,
  1. 次正式的寫法有(可用於已建立關係的客戶、長官、同事時適用)
  • Best regards,
  • Regards,
  • Best wishes,
  1. 較友善、隨性的寫法有(可用於關係較熟的親友、同事)
  • Take care,
  • Cheers,
  • Truly(cordially) yours,
  • Faithfully yours,
  • Yours truly(cordially),
  • Best,
  1. 若你非常感謝對方,可以這樣寫
  • With gratitude
  • With appreciation

 

最後,巨匠美語評價中,綜合多方意見彙整了上述書信寫法建議外,也提醒大家寄出前記得再次確認E-mail和內容是否有拼錯字,只要在按下傳送鍵前發現錯誤,都還來得及修正,寫對正式的商用E-mail寫法,將會讓你在職場無往不利。

 

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巨匠美語評價 魯蛇成功翻身記~

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Summary
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Reviewed Item
在巨匠美語學好正式的商用英文,讓你職場無往不利!
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